Die Grundlagen zum Rückruf einer E-Mail in Outlook (German)
Dieser Artikel behandelt die Grundlagen des Rückrufs von E-Mails in Outlook. Wir erklären Schritt für Schritt, wie Sie eine bereits versendete E-Mail zurückholen können, welche Einschränkungen dabei zu beachten sind und was Sie tun können, um den Rückrufprozess zu optimieren.
Wichtiger Hinweis: Ein E-Mail-Rückruf in Outlook garantiert nicht, dass die E-Mail vom Empfänger gelöscht wird. Der Erfolg hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. ob der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet oder heruntergeladen hat.
Voraussetzungen für einen E-Mail-Rückruf
Bevor Sie versuchen, eine E-Mail zurückzurufen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:
- Microsoft Exchange-Server: Ihr E-Mail-Konto muss mit einem Microsoft Exchange-Server verbunden sein. Outlook.com-Konten und viele andere Anbieter unterstützen diese Funktion nicht.
- Option "Nachrichten rückrufen" aktiviert: Diese Option muss in Ihren Outlook-Einstellungen aktiviert sein. Wir zeigen Ihnen später, wie Sie das überprüfen und gegebenenfalls aktivieren können.
- Zeitlicher Faktor: Je schneller Sie nach dem Senden der E-Mail mit dem Rückruf beginnen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Rückruf einer E-Mail
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Öffnen Sie den "Gesendet"-Ordner: Hier finden Sie alle von Ihnen versendeten E-Mails.
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Suchen Sie die E-Mail: Finden Sie die E-Mail, die Sie zurückrufen möchten.
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Rechtsklick auf die E-Mail: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail.
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"Nachricht rückrufen" auswählen: Wählen Sie im Kontextmenü die Option "Nachricht rückrufen".
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Optionen auswählen: Sie haben nun die Wahl zwischen zwei Optionen:
- "Nur Originalnachricht löschen": Diese Option löscht nur die Originalnachricht im Posteingang des Empfängers, behält aber den Lesebestätigungsstatus bei.
- "Originalnachricht durch neue Nachricht ersetzen": Diese Option ermöglicht es Ihnen, eine neue E-Mail zu verfassen, die die ursprüngliche Nachricht ersetzt. Dies ist die empfohlene Option, da Sie hier Korrekturen vornehmen oder eine Erklärung für den Rückruf hinzufügen können.
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Bestätigen: Bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Einschränkungen beim Rückruf von E-Mails
- Empfänger hat die E-Mail bereits gelesen: Wenn der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet hat, ist es unwahrscheinlich, dass der Rückruf erfolgreich ist.
- Empfänger hat die E-Mail weitergeleitet: Wurde die E-Mail bereits weitergeleitet, können Sie sie nicht mehr zurückrufen.
- Kein Exchange-Konto: Wie bereits erwähnt, funktioniert der Rückruf nur mit Exchange-Konten.
Tipps zur Vermeidung von Rückrufen
- Vorschau vor dem Senden: Überprüfen Sie Ihre E-Mails gründlich, bevor Sie sie senden.
- Korrekturleser verwenden: Lassen Sie eine zweite Person Ihre E-Mails Korrekturlesen.
- "Senden später" Funktion: Nutzen Sie die "Senden später" Funktion, um sich Zeit zum Überprüfen zu geben.
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